顧客情報は速やかに共有することで、取引や問い合わせへの対応に役立てることができます。CRMでは入力された情報はリアルタイムでシステムに掲載されます。常に最新の情報を閲覧することができるため、社員間で差が発生しないのも利点でしょう。紙やファイルを使ったアナログ形式では、情報の頻繁な更新は困難です。

ファイルを探し出して記入し、上司の確認を得て綴じられるなどの過程を踏む必要があります。ファイルに綴じられるまでの間にさらに情報が更新される可能性もある他、一度どこにどんな情報が掲載されているのか探すのも一苦労でしょう。しかしCRMを使用すれば、顧客情報の管理に関連する負担は大幅に軽減が可能です。CRMが用意した項目に応じて入力をするだけで自動的に更新が行われ、データベースに蓄積されます。

リアルタイムでの更新はCRMの機能の中でも利便性が高く、カスタマー部門など一つの部門に限らず幅広く活用することができます。また、営業活動のために社外に出ていた担当者からも、更新された情報の確認が可能です。CRMの中にはスマートフォンやタブレットといったデバイスに対応したものも多く、外出中もシステムにアクセスして最新情報を確認することができるようになっています。アナログの紙形式で管理を行なっている場合には一度帰社して情報をチェックする必要がありますが、システムに掲載されたデータベースを確認するだけならスマートフォンで足りるため、業務効率の向上にも役立ちます。